Ako postupovať, keď sa klientovi nechce platiť faktúry v splatnosti

V dnešnej spoločnosti je úplne bežnou praxou mať neuhradené faktúry. Mnohí za to vinia klienta. Po správnosti by ste totiž mali mať úhradu na účte v dátume splatnosti. Nie všetkým tento dátum robí vrásky na tvári. Možno vás to prekvapí, ale ak vám klient dlží peniaze, máte na tom veľkú vinu. Často vidím začudované pohľady, keď niekomu poviem, že mi všetci klienti platia načas. Ako? Treba totiž dodržiavať pár zásad. Zídu sa každému freelancerovi aj skúsenej firme, ktorá má problém s neplatičmi.

Rýchla orientácia v článku

Ešte predtým, ako začnete spoluprácu

„Peniaze sú až na prvom mieste.”

Samozrejme, že každý, kto robí svoju prácu dobre, rieši v prvom momente klientov problém. Dôležité je však za ňu dostať adekvátnu odmenu.

Takže okrem klientových pálčivých problémov, riešite hneď aj slová dostať a adekvátnu.

Poďme postupne.

Dostať

Keď vystavíte FA, v deň splatnosti chcete peniaze na účte. 

Najskôr si zistite, komu budete fakturovať. V dnešnej rýchlej dobe už možno máte dohodnuté čo a v akom rozsahu idete tvoriť. Vôbec ale neviete, ktorá právnická osoba bude uhrádzať peniaze.

Zastavte sa a pýtajte sa. Prvou vecou, ktorá vás zrejme bude zaujímať (a mala by), čo to je za firmu. Väčšinu podstatných informácií zistíte na Finstate. Minimálne či zarába toľko, aby si mohla dovoliť vaše služby. Rovnako, či platí základné veci, ako sú dane a odvody.

Pokojne si môžete firmu hodiť do súdruha gúgla. Povie vám viac. Možno sa hneď na prvej strane dozviete niečo, čo vám zachráni kopec času, nervov a euráčov.

Adekvátnu

U každého ide o inú sumu. Dôležité je, aby ste obaja vedeli, koľko peňazí bude klient platiť a kedy. Nemusí to byť konkrétne číslo, ale zákazník musí súhlasiť s tým, koľko beriete za hodinu, normostranu, jednotku, výkon.

Ideálne je, pokiaľ máte vypracovanú zmluvu, kde uvediete všetky detaily a obaja ju podpíšete. Niekedy stačí však aj objednávka vo forme objednávkového tlačiva alebo iba v maile napísané:

  • objednávam – čo
  • za – koľko
  • s doručením – kedy.

Možno niekto so mnou nebude súhlasiť a poviete, že bez zmluvy by ste do spolupráce nešli. V ďalšej časti článku vysvetlím, kedy nie je úplne potrebná.

faktúry

Otestujte si serióznosť sami

Môžete mať akékoľvek referencie a skúmanie vopred. Nič nenahradí vlastnú skúsenosť.

Na začiatku si uvedomte, že každý si nezaslúži byť vaším klientom. Ľahko sa to povie, ťažšie urobí. Veď prečo by ste mali posielať od seba (potencionálne) peniaze preč.

Ak vám od začiatku na spolupráci niečo nesedí, nesilte to. Príde ďalší klient. Inštinkt zvykne mať pravdu.

Predtým, ako ho pustíte k vode, otestujte si spoluprácu. Vyskúšajte najskôr spraviť nejakú maličkosť. Pri väčších projektoch si ho rozkúskujte a spravte prvú časť. Pošlite faktúru.

O 15 dní budete presne vedieť, s kým máte tú česť. 

Ako sa vám s ním robilo? 

Komunikovalo? 

Nebrzdil vás? 

Zaplatil?

Potom začnite robiť závery.

Kedy zmluva nie je úplne potrebná?

Ak ide o jednorazovku v desiatkach eur. Viac času stratíte prípravou a doťahovaním detailov zmluvy. Namiesto toho môžete zarábať. Tieto malé položky nemá nikto problém zaplatiť.

Kedy je zmluva potrebná?

  • pri každej dlhodobej spolupráci
  • pri každej spolupráci v stovkách eur a viac
  • vždy, keď vám na druhej strane niečo nesedí

Dobré zmluvy robia dobrých obchodných partnerov. Ten, kto nemá v pláne s vami vybabrať, nemá problém podpísať.

Na začiatku sledujte splatnosť faktúry

Pokojne si nastavte pripomienku a kontrolujte, či vám od nového klienta prišla úhrada. 

faktúry

Ja vždy nechávam dátum splatnosti + 1 deň. Napríklad, ak je dátum splatnosti 14. a 15. mi neprídu peniaze, 16. sa hneď ozývam. Ale hneď nečerím vodu. Len sa pýtam: „Dobrý deň, kedy budete uhrádzať FA so splatnosťou 14.xx.xxxx?”

Podľa odpovede sa vždy zariadim. Často mám peniaze po prvom kontakte do dvoch dní na účte.

Nikto totiž nemá rád „debila”, ktorý ich bude naháňať hneď po uplynutí splatnosti. Budúci mesiac radšej zaplatí vám a nezaplatí niekomu takému, čo otravovať nebude.

Tajomstvo je v kontaktovaní hneď

Určite na nič nečakajte. Nech ide o akéhokoľvek klienta.

Môže sa vám totiž stať, že si vaše služby (alebo produkty) objednal niekto, kto má finančné problémy. Možno už pri objednávke vedel, že nebude mať na to, aby vám zaplatil včas.

Tieto firmy väčšinou nemajú poriadok v peniazoch. Úhrady nevyplácajú podľa nejakého logického kľúča. Prvému zaplatia totiž vždy tomu, kto ich otravuje najviac. Aby mali pokoj.

Čiže, ak budete vystupovať ako niekto, kto peniaze nepotrebuje, tak to bude brať aj klient. A zaradí vás až na koniec výplatnej pásky.

Preto stačí pravidelný kontakt s dopytom o úhradu a hneď sa posuniete do čela.

Až 95 % firiem nedopytuje svoje peniaze hneď. To môže viac či menej výrazne ovplyvniť cashflow.

Nechcete písať osobné maily alebo telefonovať? Využite automatické pripomienky z vášho fakturačného programu. Odošle neosobný mail. Klient však vie, že vám vaše peniaze nie sú ľahostajné.

Z praxe

Sedel som na káve s kamarátom. Bavili sme sa o tejto téme. Spomínal, že majú vo firme minimum neplatičov. Bol som zvedavý, ako to robia.
Ich fakturačný systém každý utorok kontroluje, či sú uhradené faktúry po splatnosti. Ak nie, odošle upomienku. Sám. Nikto vo firme nemusí nič riešiť.
Ak nepríde úhrada ani po tretej upomienke, dostane informáciu príslušný obchodník. Ten situáciu rieši. 
Ako mi povedal kamarát, tretiu upomienku neriešil ani nepamätá.

Vychovaný klient = perfektná spolupráca

Dôležitá je komunikácia. A to v každej fáze spolupráce. Napríklad, ak klient mešká s úhradou, treba písať, telefonovať a zisťovať, čo sa deje. Vtedy nastavujete hranice spolupráce do budúcna.

Ukazujete, že tieto veci nebudete tolerovať.

Často klientom vysvetľujem, že peniaze nepotrebujem, aby som si kúpil rožky. Ide o princíp. 

Vy ste predsa dodržali podmienky a doručili ste svoju službu (tovar) na 100 % a načas. To isté očakávate od neho.

Párkrát sa mi už stalo, že nebola FA uhradená načas. Hneď som to riešil. Výsledok? Každá ďalšia FA bola uhradená deň až dva po vystavení.

Nie je aj o tom podnikanie? Klient platí načas a vy sa môžete presne spoľahnúť na prichádzajúce financie pri plánovaní cashflow.

Pozrite sa aj do zrkadla

Buďte takým klientom voči vašim dodávateľom, ktorého by ste chceli mať aj vy. Ak uhradíte svoje záväzky hneď, tak sa k vám bude správať aj dodávateľ. 

Potrebujete niečo expresne? Nemá vám problém vyhovieť. Lebo vy ste ten, ktorý mu platí faktúry načas (prípadne hneď).

Úhrada faktúry o dve minúty

Nedávno som vystavoval faktúry a posielal ich klientom. Jednu som dokončil a odoslal. O necelé dve minúty neskôr mi prišiel mail, ktorý hlásil úhradu. Úhradu presne tej faktúry, ktorú som práve vystavil. Až som neveril. Rozmýšľal som, či som ju namiesto odoslania neuhradil sám sebe 🙂 Neskôr sa ukázalo, že som trafil správnu chvíľu. Môj klient akurát robil úhrady. A máme rovnakú banku. Aj také veci sa stávajú.

Zhrnutie

  • zistite si presne, kto je váš nový klient
  • keď cítite potrebu, vytvorte zmluvu
  • vždy majte objednávku (aj keď iba vo forme emailu)
  • na začiatku si otestujte spoluprácu
  • sledujte splatnosť faktúry
  • kontaktujte „oneskorenca” hneď
  • vychovávajte si klientov
  • buďte takým zákazníkom, akého by ste vy chceli mať klienta
  • 100 %-ný spôsob ako dostať zaplatené je iba platba vopred – pri všetkých ostatných existuje riziko

Obrázky: pixabay.com