Ako postupovať pri neplatičoch faktúr

V dnešnej spoločnosti je úplne bežnou praxou mať neuhradené faktúry. Mnohí za to vinia klienta. Po správnosti by si totiž mal mať úhradu na účte v dátume splatnosti. Nie všetkým tento dátum robí vrásky na tvári. Možno ťa prekvapí, ale ak ti klient dlží peniaze, máš na tom vinu aj ty. Často vidím začudované pohľady, keď niekomu poviem, že mi všetci klienti platia načas. Ako? Treba dodržiavať pár zásad. Zídu sa každému freelancerovi aj skúsenej firme, ktorá má problém s neplatičmi.

Ešte predtým, ako začnete spoluprácu

„Peniaze sú až na prvom mieste.”

Samozrejme, že každý, kto robí svoju prácu dobre, rieši v prvom momente klientov problém. Dôležité je však za ňu dostať adekvátnu odmenu.

Takže okrem klientových pálčivých problémov musíš riešiť hneď aj slová dostať a adekvátnu.

Poďme ale postupne.

Dostať

Keď vystavíš FA, v deň splatnosti chceš peniaze na účte.

Najskôr si zisti, komu ju budeš fakturovať. V dnešnej rýchlej dobe už možno máš dohodnuté čo a v akom rozsahu idete tvoriť. Vôbec ale nevieš, kto bude uhrádzať peniaze.

Zastav sa a pýtaj sa. Prvou vecou, ktorá ťa zrejme bude zaujímať (a mala by), čo je to za firmu. Väčšinu podstatných informácií zistíš na Finstate. Minimálne, či zarába toľko, aby si mohla dovoliť tvoje služby. Rovnako, či platí základné veci, ako sú dane a odvody.

Pokojne si môžeš firmu hodiť aj do súdruha gúgla. Povie ti viac. Možno sa hneď na prvej strane dozvieš niečo, čo ti zachráni kopec času, nervov a euráčov.

Adekvátnu

U každého ide o inú sumu. Dôležité je, aby ste obaja vedeli, koľko peňazí bude klient platiť a kedy. Nemusí to byť konkrétne číslo, ale zákazník musí súhlasiť s tým, koľko berieš za hodinu, normostranu, jednotku, výkon.

Ideálne je, pokiaľ máte vypracovanú zmluvu, kde uvediete všetky detaily a obaja ju podpíšete. Niekedy stačí však aj objednávka vo forme objednávkového tlačiva alebo iba v maile napísané:

objednávam – čo
za – koľko
s doručením – kedy.

Možno niekto so mnou nebude súhlasiť a povie, že bez zmluvy by do spolupráce nešiel. V ďalšej časti článku vysvetlím, kedy nie je úplne potrebná.

Otestujte si serióznosť sami

Môžeš mať akékoľvek referencie a skúmanie vopred. Nič ale nenahradí vlastnú skúsenosť.

Na začiatku si uvedom, že nie každý si zaslúži byť tvojim klientom. Ľahko sa to povie, ťažšie urobí. Veď prečo by si mal posielať od seba (potencionálne) peniaze preč.

Ak ti od začiatku na spolupráci niečo nesedí, nesil to. Príde ďalší klient. Inštinkt zvykne mať pravdu.

Predtým, ako ho pustíš k vode, otestujte si spoluprácu. Vyskúšajte najskôr spraviť nejakú maličkosť. Pri väčších projektoch si ho rozkúskuj a sprav prvú časť. Pošli faktúru.

O 15 dní budeš presne vedieť, s kým máš tú česť.

Ako sa ti s nim robilo?

Komunikovalo?

Nebrzdil ťa?

Zaplatil?

Potom začni robiť závery.

Kedy nie je zmluva úplne potrebná?

Ak ide o jednorazovku za pár eur. Viac času stratíš prípravou a doťahovaním detailov zmluvy. Namiesto toho môžeš zarábať. Tieto malé položky nemá nikto problém zaplatiť.

Kedy je zmluva potrebná?

pri každej dlhodobej spolupráci
pri každej spolupráci v stovkách eur a viac
vždy, keď ti na druhej strane niečo nesedí.

Dobré zmluvy robia dobrých obchodných partnerov. Ten, kto nemá v pláne s tebou vybabrať, nemá problém podpísať.

Na začiatku sleduj splatnosť faktúry

Pokojne si nastav pripomienku a kontroluj, či ti od nového klienta prišla úhrada.

Ja vždy nechávam dátum splatnosti + 1 deň. Napríklad, ak je dátum splatnosti 14. a 15. mi neprídu peniaze, 16. sa hneď ozývam. Nečerím ale hneď vodu. Len sa pýtam: „Dobrý deň, kedy budete uhrádzať FA so splatnosťou 14.xx.xxxx?”

Podľa odpovede sa vždy zariadim. Často mám peniaze po prvom kontakte do dvoch dní na účte.

Nikto nemá rád „debila”, ktorý ich bude naháňať hneď po uplynutí splatnosti. Budúci mesiac radšej zaplatí tebe a nezaplatí niekomu takému, čo otravovať nebude.

Tajomstvo je v kontaktovaní hneď

Určite na nič nečakaj. Nech ide o akéhokoľvek klienta.

Môže sa ti stať, že si tvoje služby (alebo produkty) objednal niekto, kto má finančné problémy. Možno už pri objednávke vedel, že nebude mať na to, aby ti zaplatil včas.

Tieto firmy väčšinou nemajú poriadok v peniazoch. Úhrady nevyplácajú podľa nejakého logického kľúča. Prvému zaplatia totiž vždy tomu, kto ich otravuje najviac. Aby mali pokoj.

Čiže, ak budeš vystupovať ako niekto, kto peniaze nepotrebuje, tak to bude brať aj klient. A zaradí ťa až na koniec výplatnej pásky.

Preto stačí pravidelný kontakt s dopytom o úhradu a hneď sa posunieš do čela.

Až 95 % firiem nedopytuje svoje peniaze hneď. To môže viac či menej výrazne ovplyvniť cashflow.

Nechceš písať osobné maily alebo telefonovať? Využi automatické pripomienky z fakturačného programu. Odošli neosobný mail. Klient tak vie, že ti tvoje peniaze nie sú ľahostajné.

Z praxe

Sedel som na káve s kamarátom. Bavili sme sa o tejto téme. Spomínal, že majú vo firme minimum neplatičov. Bol som zvedavý, ako to robia.

Ich fakturačný systém každý utorok kontroluje, či sú uhradené faktúry po splatnosti. Ak nie, odošle upomienku. Sám. Nikto vo firme nemusí nič riešiť.

Ak nepríde úhrada ani po tretej upomienke, dostane informáciu príslušný obchodník, ktorý situáciu rieši.

Ako mi povedal kamarát, tretiu upomienku neriešil ani nepamätá.

Vychovaný klient = perfektná spolupráca

Dôležitá je komunikácia, a to v každej fáze spolupráce. Napríklad, ak klient mešká s úhradou, treba písať, telefonovať a zisťovať, čo sa deje. Vtedy nastavuješ hranice spolupráce do budúcna.

Ukazuješ, že tieto veci nebudeš tolerovať.

Často klientom vysvetľujem, že peniaze nepotrebujem, aby som si kúpil rožky. Ide o princíp.

Vy ste predsa dodržali podmienky a doručili ste svoju službu (tovar) na 100 % a načas. To isté očakávaš od neho.

Párkrát sa mi už stalo, že nebola FA uhradená načas. Hneď som to riešil. Výsledok? Každá ďalšia FA bola uhradená deň až dva po vystavení.

Nie je aj o tom podnikanie? Klient platí načas a ty sa môžeš presne spoľahnúť na prichádzajúce financie pri plánovaní cashflow.

Pozri sa aj do zrkadla

Buď taký klient voči svojim dodávateľom, ktorého by si chcel mať aj ty. Ak uhradíš svoje záväzky hneď, bude sa tak k tebe správať aj dodávateľ.

Potrebuješ niečo expresne? Nemá problém ti vyhovieť. Lebo ty si ten, ktorý mu platí faktúry načas (prípadne hneď).

Úhrada faktúry o dve minúty

Nedávno som vystavoval faktúry a posielal ich klientom. Jednu som dokončil a odoslal. O necelé dve minúty neskôr mi prišiel mail, ktorý hlásil úhradu presne tej faktúry, ktorú som práve vystavil. Až som neveril. Rozmýšľal som, či som ju namiesto odoslania neuhradil sám sebe. Neskôr sa ukázalo, že som trafil správnu chvíľu. Môj klient akurát robil úhrady a máme rovnakú banku. Aj také veci sa stávajú.

Zhrnutie

zisti si presne, kto je tvoj nový klient
keď cítiš potrebu, vytvor zmluvu
vždy maj objednávku (aj keď iba vo forme emailu)
na začiatku si otestuj spoluprácu
sleduj splatnosť faktúry
kontaktuj „oneskorenca” hneď
vychovávaj si klientov
buď takým zákazníkom, akého by si chcel mať klienta
100 % spôsob, ako dostať zaplatené, je iba platba vopred – pri všetkých ostatných existuje riziko.